Om offentlig upphandling och att lämna anbud

Anbud ska lämnas elektroniskt direkt i vårt upphandlingssystem Mercell TendSign. För att göra det behöver du först registrera ett anbudsgivarkonto. Det är helt kostnadsfritt för dig som leverantör.

Registrera ditt konto på Mercells hemsida.

Om du behöver support eller har frågor om systemet, kontakta Mercell direkt:

E-post: support.opic@mercell.com

Telefon: 0771-440 200

När du har registrerat ett konto är det dags att hämta ut upphandlingsdokumenten. Sök rätt på aktuell upphandling och hämta ut samtliga dokument.

Var noggrann när du går igenom upphandlingsdokumenten. Där hittar du all information du behöver ha för att kunna lämna anbud. Vid offentlig upphandling har man bara en chans på sig att lämna sitt bästa anbud. Därför är det viktigt att du läser igenom allt och förstår samtliga krav och förutsättningar som anges i upphandlingsdokumenten.

Du är alltid välkommen att ställa frågor om du undrar över något, om något är oklart eller om du har upptäckt brister i upphandlingen. Genom att ställa frågor minskar du risken att något blir fel eller att lämna ett anbud som inte uppfyller kraven.

Du ställer dina frågor i Mercell TendSign. Det är även här som du får svar. Du kan också läsa svaren som andra leverantörer har fått på sina frågor. Det är ett bra sätt att få mer kunskap om upphandlingen.

Alla som deltar i upphandlingen kan se frågan som du har ställt, men ingen kan se vem som har ställt frågan.

Vem som har ställt en fråga blir offentligt först efter att anbudsgivare har underrättats om tilldelningsbeslutet och den absoluta sekretessen hävs. (Se även punkt 5, sekretess).

Kontrollera att ditt anbud är korrekt och innehåller all efterfrågad information. Ett ofullständigt eller otydligt anbud riskerar att uteslutas, även om det bara saknas en liten del.

Undvik att bifoga material som inte efterfrågas. Så kallade orena anbud – där du lämnar information som ändrar förutsättningarna – kan också leda till att anbudet inte godkänns.

Som huvudregel gäller absolut sekretess fram till dess att vi som upphandlare har fattat beslut om att antingen tilldela kontraktet till en leverantör eller att avbryta upphandlingen. Det innebär att under själva upphandlingen får vi inte lämna ut några uppgifter om anbuden till någon annan än den som har lämnat uppgiften.

När tilldelningsbeslutet har fattats är huvudregeln att samtliga dokument i upphandlingen blir offentliga.

Det är möjligt för en anbudsgivare att begära att vissa uppgifter i anbudet ska beläggas med sekretess. Du ska då tydligt ange vad som ska sekretessbeläggas och skriva en motivering varför det ska göras. Tänk på att vi inte kan garantera sekretess. Detta avgörs vid varje enskilt tillfälle som någon begär ut information om en upphandling.

Enligt principen om likabehandling får vi inte pröva ett anbud som lämnas in för sent. Därför är det viktigt att ditt anbud kommer in i rätt tid och är komplett. Efter sista anbudsdag är möjligheterna att komplettera ditt anbud begränsat. Läs mer om upphandlingslagstiftningen.

När sista dagen för att lämna anbud är över prövas anbuden som har kommit in. Det innebär att anbuden utvärderas och kontrolleras utifrån kraven som ställdes i upphandlingsdokumenten och de regler som gäller för offentlig upphandling.

När alla inkomna anbud har prövats fattar vi ett beslut om vilket eller vilka företag vi ska teckna kontrakt eller ingå ramavtal med. Efter det ska alla som har lämnat anbud meddelas om tilldelningsbeslutet.

När underrättelse om tilldelningsbeslutet har offentliggjorts inträffar en så kallad ”avtalsspärr”. Avtalsspärren är en period där vi som upphandlande organisationen inte får ingå kontrakt. Under avtalsspärren kan leverantörer ansöka om överprövning av upphandlingen hos Förvaltningsrätten.

Avtalsspärr gäller inte för direktupphandling.

Upphandlingen avslutas med att avtal/kontrakt tecknas.

En leverantör kan ha rätt att använda sig av underleverantörer beroende på hur kraven i en upphandling ställs och formuleras. Det är också ganska vanligt att leverantörer använder sig av underleverantörer i offentliga kontrakt.

Det ställs ofta kvalificeringskrav i upphandlingar. Om en leverantör av någon anledning inte ensam kan uppfylla kvalificeringskrav som avser ekonomisk och finansiell ställning eller teknisk och yrkesmässig kapacitet, har leverantören rätt att åberopa andra företags kapacitet. Det kan då röra sig om ett företag som är helt fristående från leverantören.

I sitt anbud ska leverantören kunna bevisa att den kommer att förfoga över dessa resurser. Leverantören kan göra det genom att det åberopade företaget intygar detta i ett skriftligt åtagande. Där ska det framgå att leverantören kommer att förfoga över företagets kapacitet vad avser vissa ekonomiska, personella eller tekniska resurser.

Ett undantag är om den kapacitet som åberopas gäller utbildnings- och yrkeskvalifikationer. Då får leverantören endast åberopa ett annat företags kapacitet om det företaget också kommer att utföra den tjänst eller byggentreprenad som kapaciteten behövs för.

Flera leverantörer kan välja att gå ihop och lämna ett gemensamt anbud genom att bilda en sammanslutning. Det finns inga krav på att gruppen ska ha en viss juridisk form när anbudet lämnas.

Om det behövs har en upphandlande myndighet eller enhet rätt att begära att sammanslutningen av leverantörer ska ha en viss juridisk form i och med de tilldelas kontrakt. Det ska i så fall framgå av upphandlingsdokumenten vilken juridisk form som krävs.

I konkurrenslagen finns ett förbud mot samarbeten mellan företag som begränsar konkurrensen. Bestämmelsen innebär att det i regel inte är tillåtet för konkurrenter att samarbeta och lämna ett gemensamt anbud i upphandlingar. Samarbeten mellan företag som av olika skäl inte kan lämna anbud på egen hand i en upphandling är däremot tillåtna. Sådana samarbeten kan nämligen öka antalet anbud i upphandlingen och på så sätt bidra till att främja konkurrensen. På konkurrensverkets webbplats kan du läsa mer om detta och ta del av deras vägledning för samarbete i upphandlingar.