Inköpsprocessen

• Här görs en granskning och precisering av de behov som ligger till grund för upphandlingen. Syftet är att identifiera vilka behov som ska uppfyllas.
• Det kontrolleras om det finns interna riktlinjer inom koncernen som vi behöver ta hänsyn till i upphandlingen. Det kan till exempel vara en klimatplan eller riktlinjer för fordon och transporter.

För att ta reda på vad marknaden har att erbjuda och vilka leverantörer som finns på den görs en analys av marknaden. Det kan göras på olika sätt, exempelvis:

utskick av RFI:er

• genomförande av hearings
• genomförande av leverantörsdialoger
• utskick av externremisser.

Här kan du läsa mer om dialoger.

Upphandlingsdokument är de dokument vi som  upphandlande organisation använder för att beskriva och fastställa innehållet i en upphandling. De innehåller all relevant information för att ni som leverantörer ska kunna lämna anbud som matchar det som efterfrågas.

När upphandlingsdokumenten är klara annonseras upphandlingen så att leverantörer får veta att upphandlingen finns och kan lämna anbud. Alla upphandlingar, med vissa undantag som till exempel direktupphandlingar, ska annonseras i en registrerad annonsdatabas. Vi använder oss av Mercell Opic.

Under annonseringstiden finns möjlighet för leverantörer att ställa frågor om upphandlingen och upphandlingsdokumenten. Leverantörer kan även ta del av alla svar som andra leverantörer har fått på sina frågor och på så sätt öka sin kunskap om upphandlingen.

Efter sista dagen för att lämna anbud prövas anbuden som har kommit in. Det innebär att anbuden utvärderas och kontrolleras utifrån ställda krav i upphandlingsdokumenten samt gällande regler för offentlig upphandling.

När inkomna anbud har kvalificerats och utvärderats beslutar den upphandlande organisationen vilken eller vilka företag som organisationen ska teckna kontrakt eller ingå ramavtal med. Samtliga anbudsgivare meddelas sedan om tilldelningsbeslutet via Mercell TendSign.

När underrättelse om tilldelningsbeslutet offentliggjorts inträffar en så kallad ”avtalsspärr”. Under avtalsspärren får vi som upphandlande organisation inte ingå kontrakt. Under avtalsspärren kan leverantörer ansöka om överprövning av upphandlingen hos Förvaltningsrätten.

Efter att kontrakt har tilldelats och perioden för avtalsspärr har avslutats, tecknas kontrakt eller ramavtal.

En viktig del för att nå målet med en upphandling är att förvalta avtalet på bästa sätt. Det kan vi göra genom att till exempel följa upp efterlevnaden av kontraktet eller ramavtalet.